電子檔案管理系統(tǒng)主要功能
電子檔案管理系統(tǒng)是一種通過數(shù)字化工具對機(jī)構(gòu)、企業(yè)、團(tuán)體等單位內(nèi)部的文件、資料等信息進(jìn)行分類、存儲、檢索、編輯、傳輸?shù)裙芾砉ぷ鞯囊环N系統(tǒng)。其目的在于將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為更加方便管理、使用的電子檔案，在保障信息安全和快速高效處理文件的同時，也更加環(huán)保和節(jié)約空間。電子檔案管理系統(tǒng)主要功能如下：
第一、存儲和管理
即對電子文檔進(jìn)行管理和保管，包括建立、保存、傳輸和恢復(fù)等環(huán)節(jié)。對于不同級別和性質(zhì)的電子文檔，通常會進(jìn)行不同的分類，并設(shè)計安全措施以確保機(jī)密性。
第二、索引和檢索
即對已存儲的電子文檔進(jìn)行標(biāo)識和索引，可以按照時間、部門、制作者、關(guān)鍵字等多種方式分類檢索。同時，也可以通過關(guān)鍵字、全文檢索等方式，快速搜索所需文檔。
第三、工作流管理
即對文檔工作流程進(jìn)行管理，管理文檔在單位內(nèi)部的流轉(zhuǎn)、審批、歸檔等過程。通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以有效地控制流程的速度和效率，減少流程污染和丟失的風(fēng)險。
第四、安全和權(quán)限控制
即保證電子文檔的機(jī)密性和文件的安全。嚴(yán)格的權(quán)限和角色管理可以落實到各個級別用戶，確保各種敏感信息的保密性。
在應(yīng)用中，電子檔案管理系統(tǒng)能夠使機(jī)構(gòu)、企業(yè)、團(tuán)體等單位的工作流程進(jìn)行數(shù)字化操作，有效提高辦公效率。并且，也可以擺脫手動管理文檔產(chǎn)生的錯誤和漏洞，實現(xiàn)信息的快速共享和應(yīng)用。同時，它還能為單位提供跨部門、跨地域之間的信息交互提供便利，尤其在遠(yuǎn)程辦公模式下顯得格外珍貴。